Offertes voorbereiden
Bundel informatie uit een aanvraag en zet die naast calculatiegegevens. De werkvoorbereider vult ontbrekende keuzes aan en controleert de offerte voordat deze naar de klant gaat.
Document-intelligentieLaat terugkerend werk doorlopen
We verbinden de stappen tussen een binnenkomend document, een controle en de volgende actie. Je team houdt zicht op uitzonderingen en neemt de beslissingen waarvoor vakkennis nodig is.
Werkbonverwerking
ONTVANGEN
Werkbon
Uren en materiaal gecontroleerd
VERWERKT
Werkbon naar administratie
TER BEOORDELING
Projectnummer ontbreekt
"Zeker 4 uur minder controle per week"
Voor een technisch dienstverlener bouwden we een systeem dat betaalbatches vergelijkt met facturen en crediteurgegevens. De administratie krijgt afwijkingen ter beoordeling vóór uitbetaling. De klant geeft aan hiermee zeker vier uur per week aan controle te besparen.
Door de klant gemelde tijdwinst bij betaalbatchcontrole.
Bekijk het project en de demoLeg vast wat automatisch door mag
We kijken naar de normale route én naar gevallen die iemand moet beoordelen. Zo blijft duidelijk wie een uitzondering oppakt en wanneer het werk verdergaat.
- Een terugkerende stap kiezen
- Regels en uitzonderingen vastleggen
- Beoordeling bij de juiste medewerker
Welke terugkerende stappen kun je automatiseren?
We kijken naar het hele verloop: wat start het werk, welke informatie is nodig en wie beslist over de uitkomst?
Werkbonnen naar administratie
Verzamel uren, materiaal en projectgegevens uit afgeronde werkbonnen. Complete bonnen kunnen door; onvolledige bonnen komen terug bij de juiste medewerker.
Systeem- en ERP-koppelingenMeer- en minderwerk opvolgen
Zet meldingen van de bouwplaats klaar met het project, de omschrijving en beschikbare bewijsstukken. De verantwoordelijke beoordeelt ze voordat de administratie ze verwerkt.
Document-intelligentieUitzonderingen laten beoordelen
Stuur afwijkende facturen of betaalregels naar de verantwoordelijke. Leg de beslissing vast en laat de verwerking pas doorgaan als de benodigde beoordeling is afgerond.
Systeem- en ERP-koppelingenPraktische vragen
Welk proces is geschikt om mee te beginnen?
Een terugkerend proces met voldoende volume, herkenbare invoer en duidelijke beoordelingscriteria. We kiezen bij voorkeur een afgebakende stap waarvan je team nu de tijd en fouten kan aanwijzen.
Blijft er ruimte voor handmatige beoordeling?
Ja. We spreken af welke gevallen automatisch door mogen en welke eerst beoordeeld moeten worden. De medewerker krijgt de relevante gegevens en kan de verwerking vrijgeven of terugsturen.
Is voor iedere stap AI nodig?
Nee. Vaste controles en gegevensoverdracht kunnen vaak met gewone software. We gebruiken AI waar variabele documenten of ongestructureerde informatie dat zinvol maken.
Wie beheert het proces na oplevering?
We spreken af wie wijzigingen beheert, wie meldingen ontvangt en hoe storingen worden opgepakt. Bij beheer door Opusmatic monitoren we de verwerking en onderhouden we de afgesproken koppelingen en controles.
Kies één proces om mee te beginnen
Bespreek waar je team nu handmatig controleert of informatie overdraagt. We kiezen samen een afgebakende eerste stap.
Voor jouw sector
Bespreek je proces
Vertel ons wat je team nog handmatig doet en waar fouten ontstaan. In 30 minuten kijken we wat automatisering kan overnemen.