Contracten en inkoopvoorwaarden
Leg voorwaarden naast je offerte of eigen standaarden. Het systeem markeert afwijkende afspraken en ontbrekende bepalingen, zodat je team gericht kan beoordelen.
Werk slimmer met je bestaande documenten
We halen gegevens uit contracten, bestekken en facturen en vergelijken ze met je eigen afspraken. Je team krijgt de afwijkingen ter beoordeling; gecontroleerde gegevens kunnen door naar je bestaande software.
Contractcontrole
ONTVANGEN
Contractvoorwaarden
ContractEigen standaarden
Voorwaarden vergeleken
TER BEOORDELING
Aansprakelijkheidslimiet ontbreekt
"Van 2 uur naar enkele minuten"
Voor een industriële aannemer bouwden we een systeem dat contractvoorwaarden vergelijkt met de eigen standaarden. Een vergelijking die handmatig ongeveer twee uur duurde, levert nu in enkele minuten een overzicht van afwijkingen op. Een medewerker beoordeelt daarna de bevindingen.
Praktijkvoorbeeld: contractanalyse bij een industriële aannemer.
Bekijk het project en de demoVan document naar controleerbare gegevens
We spreken per documentstroom af welke gegevens nodig zijn en waarmee we ze vergelijken. Je team beoordeelt afwijkingen voordat de uitkomst verdergaat.
- Gegevens uit documenten halen
- Vergelijken met de afgesproken bron
- Afwijkingen klaarzetten voor beoordeling
Welke documenten kun je laten controleren?
We beginnen bij één documentstroom en spreken af welke gegevens moeten kloppen voordat ze verder mogen.
Facturen, orders en pakbonnen
Lees bedragen, aantallen en artikelregels uit en vergelijk de documenten. Verschillen worden klaargezet voor controle voordat gegevens naar de administratie gaan.
Systeem- en ERP-koppelingenBestekken en projectspecificaties
Haal eisen en verwijzingen uit een bestek en bundel ze per onderwerp. Werkvoorbereiders controleren de uitkomst en gebruiken die bij hun offerte of projectvoorbereiding.
ProcesautomatiseringWerkbonnen en inspectieverslagen
Zet ingevulde formulieren en veldnotities om naar vaste gegevens. Ontbrekende informatie blijft zichtbaar voordat de bon of het verslag wordt verwerkt.
ProcesautomatiseringPraktische vragen
Kunnen jullie ook scans en verschillende lay-outs verwerken?
Dat toetsen we op je eigen documenten. Lever ook onscherpe scans, afwijkende lay-outs en lastige tabellen aan. In de proefverwerking meten we welke gegevens betrouwbaar worden herkend en waar controle nodig blijft.
Waarmee vergelijkt het systeem onze documenten?
Met de bronnen die we samen vastleggen, zoals je offerte, inkooporder, contractstandaard of leveranciersgegevens. Je team bepaalt welke afwijkingen aandacht vragen en wie ze beoordeelt.
Neemt het systeem de contractbeoordeling over?
Het systeem bereidt de vergelijking voor en maakt afwijkingen zichtbaar. Een medewerker beoordeelt de betekenis en beslist over acceptatie of een reactie naar de andere partij.
Hoe beginnen we?
We kiezen één proces en testen 20 tot 50 eigen documenten in een proefverwerking. Daarna bespreken we de gemeten nauwkeurigheid, uitzonderingen en verwachte tijdwinst voordat we een koppeling bouwen.
Test je eigen documenten
Met 20 tot 50 documenten zie je welke gegevens betrouwbaar worden herkend en waar controle nodig blijft.
Voor jouw sector
Bespreek je proces
Vertel ons wat je team nog handmatig doet en waar fouten ontstaan. In 30 minuten kijken we wat automatisering kan overnemen.